海南智海王潮会议展览服务有限公司

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异地办会

办会流程

海王会展具有丰富的异地办会经验，海王会展的前身及平台是海王旅游，在全国各地有良好的合作伙伴，同时，在部分城市设有办事处。对异地的熟悉程度和经验是大多数会议公司所不及。通常在异地办会议方面，我司的运作如下：

一、制定会议计划：

了解此次会议的时间，人数，性质，会议宗旨及特别要求，并将这些内容以会议专业者的角度形成书面资料传给当地供应商寻求当地合作伙伴；同时对会议举办地通过网上查询、电话沟通等方式了解当地的地理，人文，会展市场等多方面的情况；

二、进行会议考察：

由感性阶段转为理性阶段，进行实地考察。如：当地酒店内部细节问题（客房的房型、数量及内部摆放物品；餐厅的面积，菜单及桌位；会议室的摆放，会议设备的确认；大堂签到台的位置，广告布展等方面），当地车辆供应，人员调配及场地、景点的确认等等。在考察过程当中，最重要的就是与当地供应商的第一次协调会，提出问题并解决问题；同时针对会议重点部分（如晚宴，烟花等）做出备选方案，以供会务组选择；并做出突发事件的解决方案（如：接机时车辆及人员的补充，酒店前台客户临时换房等情况）；

三、会议服务：

根据会议规模提前一至两天到达会议举办地，再次确认所有事件。会议开始，每天开碰头会针对当天情况做总结，并落实第二天会议日程；监督酒店及其他供应商的服务质量，提前确认每一件事，力求尽善尽美；

四、会议总结：

会议结束后及时将此次会议总结报告呈给会务组，以供会议主办单位在第一时间掌握会议整体情况，并将文件归档保存。

优势：
利用对同行业了解的优势，降低会议成本，增强会议服务质量，监督控制供应商，充分展现我们的专业技能使会议圆满成功。

规避不足：
多了解当地情况是我们规避不足的前提，规范的操作，丰富的经验，专业的管理人员，成功的预案是异地办会的最佳保证。事先了解会议举办地的天气情况，是否有大型活动，是否有不利于会议举办的各种社会或人为因素，并适时调整对策。为了防止突发事件的发生，必须与当地供应商或其他媒体、人物多沟通，多了解。如：接机时车辆不够时，最快最稳的办法是租用机场大巴，那就需提前与机场沟通，是否可以提供这样的接机车辆及价位。

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